Les plateformes collaboratives d’entreprise se définissent comme des espaces de travail virtuels. D’après une étude menée en ligne en 2017, près de 33 % des salariés Français ont observé une amélioration dans leur pratique professionnelle avec l’apparition de ce mode de travail. Il est donc capital aujourd’hui pour toute entreprise de recourir au système collaboratif afin d’optimiser la gestion des projets qu’elle mène et de favoriser la communication entre ses collaborateurs. Néanmoins, avant d’adopter cette nouvelle méthode de travail, il faudra impérativement appréhender son principe et son fonctionnement.

Qu’est-ce qu’une plateforme de travail collaboratif ?

Qu'est-ce qu'une plateforme de travail collaboratif ?
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Une plateforme de travail collaboratif (ou plateforme collaborative d’entreprise) est un espace de travail virtuel qui permet essentiellement de centraliser l’ensemble des données relatives aux projets de la structure. Il s’agit concrètement d’un outil qui prend parfois la forme d’un site internet, et qui comporte des ressources permettant aux utilisateurs d’optimiser la conduite de leurs travaux. La plateforme collaborative affiche des informations relatives à l’entreprise, mais elle permet également la mise à jour, le suivi et le pilotage des projets de la structure. En outre, elle permet aux collaborateurs d’organiser et de suivre des réunions sans pour autant se déplacer physiquement.

Il faut préciser que le travail collaboratif est fondé sur la notion d’intelligence collective, et donc d’échange entre les collaborateurs. Ainsi, la plateforme collaborative d’entreprise intervient pour favoriser la mutualisation des compétences de ces acteurs pour la réalisation d’un objectif commun.

Retenez qu’une plateforme collaborative est un programme qui consiste à transmettre les mêmes informations à tous les collaborateurs, en temps réel et de manière simultanée.

Comment fonctionne une plateforme de travail collaboratif ?

Comment fonctionne une plateforme de travail collaboratif ?

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Le mode de fonctionnement des plateformes collaboratives d’entreprise est assez simple. L’organisateur de la réunion paramètre dans l’outil de travail la date, l’heure et l’ordre du jour d’une réunion. Les collaborateurs sont alors invités virtuellement au meeting, généralement à l’aide d’un lien distribué via mail. Ainsi, en se servant de leurs smartphones, tablettes ou ordinateurs, ces derniers pourront accéder et participer aux échanges, quels que soient leurs emplacements physiques, au bureau ou pas.

Comme précisé plus haut, ces plateformes prennent généralement la forme d’un site ou d’un logiciel visible et accessible à un groupe d’utilisateurs. Elles permettent de partager les documents essentiels tels que les fichiers textes, les présentations et les tableurs. Les collaborateurs ayant accès à l’espace de travail pourront alors visualiser ces documents et intervenir en temps réel afin de commenter la présentation.

Il faut souligner que la plupart des plateformes collaboratives d’entreprise embarquent un mécanisme de synchronisation de fichiers. Grâce à cette fonctionnalité, l’outil synchronise les documents en cours entre les différents collaborateurs, pour que chacun dispose de la version la plus récente des projets en cours.

Pourquoi utiliser une plateforme collaborative en entreprise ?

Pourquoi utiliser une plateforme collaborative en entreprise ?

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Véritable facilitateur de communication entre les collaborateurs, la plateforme collaborative comporte de nombreux avantages aussi bien pour les salariés que pour l’entreprise.

Le premier point positif de cet outil est qu’il améliore la communication au sein de l’entreprise et autour des projets de cette dernière. En effet, grâce aux applications collaboratives (chat, visioconférence, etc.) fournies par ces outils, les collaborateurs pourront communiquer entre eux pour mieux accomplir leurs tâches au quotidien. Ils ne restent plus centrés sur leurs missions individuelles, mais doivent s’aligner avec le reste de l’équipe pour atteindre un objectif commun.

En outre, une plateforme collaborative d’entreprise permet aux salariés et à l’entreprise de gagner du temps. Les équipes auront accès aux mêmes informations, et n’auront plus besoin de multiplier les réunions de mise au point. Aussi, un manager pourra programmer une réunion avec son équipe lorsqu’il y aura un besoin urgent d’une discussion de groupe. Le processus de prise de décision est ainsi accéléré.

Par ailleurs, les plateformes collaboratives d’entreprise ont pour avantage d’améliorer la productivité en entreprise. Cela s’explique par le fait que ces utilitaires rendent les salariés plus autonomes et ce mode de fonctionnement les incite à prendre plus d’initiatives. En privilégiant les outils de travail collaboratif, les entreprises instaurent une culture de collaboration qui incite chacun des collaborateurs à se surpasser.

Aussi, les plateformes collaboratives permettent de fédérer les équipes. Cela est d’autant plus utile lorsque ces dernières sont dispersées, puisque la distance géographique peut constituer un véritable frein à la collaboration. Cet espace commun d’échange entre les acteurs de la structure facilite l’échange et permet aussi aux salariés de tisser des liens entre eux.

Outre ces points positifs, les plateformes collaboratives d’entreprise comportent plusieurs autres avantages. En effet, ces outils sont essentiels pour améliorer le travail à distance, pour faciliter l’accès à l’information, et pour centraliser et sécuriser les données de l’entreprise.

Deux exemples d’applications à utiliser

Il existe à ce jour de nombreux logiciels ou applications conçus pour favoriser le travail collaboratif. En voici quelques-uns.

Asana

Asana

Lancé en 2011 par le co-fondateur de Facebook Dustin Moskovitz et le programmateur Justin Rosenstein, Asana figure sans doute parmi les outils collaboratifs les plus complets qui existent. Il s’agit concrètement d’un gestionnaire de communication d’équipe qui embarque des fonctionnalités très variées.

Asana vous permet concrètement de créer un espace de travail partagé, appelé « organisation ». Cet espace est donc destiné à accueillir les échanges entre les collaborateurs et les partages de fichiers. Disponible sous forme d’application web et mobile, cet utilitaire comporte également des options qui servent à planifier le travail à faire en projets partagés sous forme de listes ou de tableaux Kanban pour les réunions. Par ailleurs, grâce au volet « Responsables de tâches », il est possible à l’initiateur d’une séance de travail d’attribuer chaque mission à une personne responsable. En outre, Asana est doté d’un tableau de bord qui permet à l’initiateur d’une réunion de réaliser en temps réel des graphiques personnalisés. En clair, cet utilitaire a pour finalité de faciliter la hiérarchisation des tâches, le partage de fichiers, et les discussions entre les collaborateurs.

Notez que l’outil collaboratif Asana est destiné aux moyennes et aux grandes entreprises qui travaillent sur des projets intégrant des tâches à effectuer sur le moyen et le long terme.

Gladys

Gladys

Gladys est une plateforme collaborative d’entreprise qui permet de centraliser des portefeuilles de projets dans des espaces de travail partagés.

Ce programme embarque la quasi-totalité des outils et fonctions nécessaires pour faciliter la collaboration entre les salariés. Il s’agit notamment du gestionnaire de tâches et des options de planification, de collecte des idées et de veille partagée. Parmi les principales fonctionnalités de cet outil, on relève le gestionnaire de tâches qui sert à organiser un projet en tâches et en sous-tâches. Chacune des missions paramétrées est ainsi affectée à un collaborateur. Aussi, cet outil comporte un gestionnaire de documents (GED), utile pour centraliser les fichiers par projet et pour les partager avec les collaborateurs.

Gladys intègre un environnement de travail digital et complet, mais il arbore une interface intuitive qui rend sa prise en main facile.

Notez pour conclure que le recours à une plateforme collaborative entreprise est la solution idéale pour favoriser le bien-être au travail et améliorer la communication au sein d’une équipe. Aussi, modifier le mode de travail au sein d’une équipe permet de tirer parti de l’intelligence collective et donc de favoriser l’innovation. Il est toutefois important d’accompagner les collaborateurs dans cette démarche en initiant des formations pour garantir une prise en main facile des outils collaboratifs.

Photo de couverture @nina_p_v via twenty20.com

Source article : https://www.modernisation.gouv.fr/le-hub-des-communautes/osmose